WBTR afspraken A-Ford Club Nederland

WBTR afspraken A-Ford Club Nederland WBTR afspraken A-Ford Club Nederland

Status: besproken op bestuursvergadering d.d. 30 juni 2021 en goedgekeurd.

1.    Inleiding

In dit document staan de afspraken die we binnen het bestuur van A-Ford Club Nederland hebben gemaakt in het kader van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR). Veel van de teksten zijn afgeleid van de voorbeeldteksten op de website wbtr.nl.

Het proces is als volgt geweest: Ter voorbereiding op de bestuursvergadering is het stappenplan doorlopen via de website wbtr.nl en zijn afspraken verzameld. Op de bestuursvergadering d.d. 30 juni 2021 zijn deze teksten besproken, een aantal wijzigingen/aanvullingen aangegeven en is de inhoud goedgekeurd. De teksten zijn vervolgens definitief gemaakt via het stappenplan en gebruikt voor het opstellen van dit document.

De afspraken zijn onderverdeeld in een aantal hoofdstukken.

Als bestuur van A-Ford Club Nederland spreken we af onderstaande afspraken minstens éénmaal per jaar te controleren op actualiteit en relevantie. Zo nodig passen wij de afspraken aan.

2.    Goed bestuur

Als bestuur hebben wij de volgende stappen en/of beslissingen genomen om te voldoen aan de wet WBTR:

• Wij hebben afgesproken dat alle bestuursleden zullen handelen in het belang van de vereniging. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel intern (binnen de vereniging) als extern (in relatie met derden).
• Bij aankopen stellen wij het belang van de vereniging In situaties die van belang zijn voor de vereniging, handelen wij niet op basis van onze persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is voor de vereniging.
• Wij hanteren het vier-ogen-principe bij uitgaven boven € 000. Dat betekent dat er altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met overboekingen. Verder heeft niet alleen de penningmeester, maar tenminste één ander bestuurslid ook altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken.
• Bij uitgaven boven € 000 vragen wij minimaal 3 offertes aan bij verschillende leveranciers. We bespreken de offertes met het bestuur en leggen de besluitvorming over de keuze vast in de notulen. In het geval van een investering boven de € 5.000 behoeft het bestuur goedkeuring van de algemene vergadering. Bij dergelijke opdrachten aan leveranciers is er altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, zodat achteraf altijd duidelijkheid is wat is afgesproken. De offertes en opdrachtbevestiging worden digitaal bewaard.
• Wij hebben een kascommissie vanuit de ledenkring die jaarlijks de boekhouding controleert en verslag uitbrengt aan de
• Wij laten de leden op tijd – in beginsel binnen 6 maanden na afloop van het verenigingsjaar, maar uiterlijk tijdens de ALV – de financiële verantwoording zien zodat zij er hun oordeel over kunnen geven.
• Wij streven actief naar het tegengaan van fraude en Wij hebben geregeld bestuursbijeenkomsten, stellen daarbij een agenda op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Wij leggen vast wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden bewaard.
• Wij vallen niet onder een bestaande governance

3.   Aansprakelijkheid van bestuursleden

Als bestuur hebben wij de volgende stappen en/of beslissingen genomen om te voldoen aan de wet WBTR:

• Wij zorgen er als bestuur voor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de vereniging.
• We dragen zorg voor een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering met voldoende
• We blijven bij het uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze
• We handelen conform de wet, statuten en huishoudelijke
• We houden ons aan de afspraken zoals vastgelegd met betrekking tot ‘Goed bestuur’.
• Wij bespreken jaarlijks tijdens de ALV met de leden de financiële toestand van de
• We voorkomen dat sprake is van tegenstrijdig belang (zie onderdeel: Tegenstrijdig belang)
• Wij voldoen aan de
• Wij gaan geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan
• Wij doen geen betalingstoezeggingen en melden betaalproblemen tijdig als de vereniging in zwaar weer verkeert en afstevent op een faillissement.
• Wij zorgen ervoor dat de vereniging voldoet aan relevante wetten, zoals de
• Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:
  • De financiële toestand van de
  • De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij
  • De (onderlinge)

De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.

• De afgesloten bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering met voldoende

• Wij evalueren met nieuwe bestuursleden na 3 tot 6 maanden na toetreding tot het
• Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:
  • Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk
  • Uitschrijving bij de Kamer van
  • Decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de
  • Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s), waaronder documentatie tot 7 jaar terug. De rest dient te worden vernietigd.
  • Vastlegging van de

4.   Tegenstrijdig belang

Als bestuur spreken wij het volgende af over tegenstrijdig belang:

• Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige
• Tijdens iedere bestuursvergadering wordt bij aanvang gevraagd of er ten aanzien van één van de agendapunten sprake is van een tegenstrijdig Dat wordt schriftelijk vastgelegd in het vergaderverslag, samen met een vermelding hoe het bestuur hiermee is omgegaan.
• Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig
• Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben of versterkte/volstrekte meerderheid bij de stemming niet wordt gehaald omdat één of meerdere bestuursleden een tegenstrijdig belang heeft, zal het bestuur de beslissing doorverwijzen naar de Algemene Ledenvergadering .
• Onze statuten bepalen dat bij een tegenstrijdig belang van het gehele bestuur de beslissing wordt doorverwezen naar de algemene ledenvergadering.
• Als een (potentieel) tegenstrijdig belang merken wij als bestuur in ieder geval aan:
  • Het aangaan van een overeenkomst met een geldelijk belang tussen de vereniging enerzijds en de bestuurder en/of relaties van de bestuurder
  • Het vaststellen van de vergoeding van de
  • Het stellen van een zekerheid zoals hypotheek, borg door de vereniging ten behoeve van een bestuurder.

5.   Afwezigheid van één of meer bestuursleden

Wij hebben als bestuur het volgende afgesproken:

• Het bestuur bestaat uit minimaal vijf
• Als sprake is van (tijdelijke) afwezigheid van een bestuurder, dient het betreffende bestuurslid dit direct te melden bij de overige
• Bij belet en ontstentenis van één bestuurder of meerdere bestuurders zijn de overige bestuurders belast met het bestuur van de organisatie.
• Bij belet en ontstentenis van alle bestuurders: is de ALV bevoegd om één of meerdere personen aan te wijzen om tijdelijk in het bestuur van de organisatie te Het bestuur zal bij het nemen van besluiten tijdens de ALV nagaan of is voldaan aan het minimum aantal stemmen zoals is in de statuten is vastgelegd.
• Het bestuur handelt zoals opgenomen in de statuten en het huishoudelijk reglement. Hieruit blijkt dat minimaal drie bestuursleden aanwezig dienen te zijn bij het nemen van een besluit.
• Als het aantal bestuursleden onvoldoende is om een besluit te nemen zal een stemming plaatsvinden in de Algemene Ledenvergadering.
• Wij leggen de procedure bij belet of ontstentenis vast in de

6.    Meervoudig stemrecht

Als bestuur hebben wij het volgende vastgesteld ten aanzien van meervoudig stemrecht:

• Er is binnen onze vereniging geen meervoudig stemrecht van

7.    Toezicht

Wij hebben als bestuur het volgende vastgesteld aangaande toezicht:

• Wij hebben geen toezichthoudend orgaan zoals die wordt gekwalificeerd in de
• Wij hebben een dagelijks bestuur en een algemeen Aangezien het algemeen bestuur niet toezichthoudende taken heeft in de zin van de WBTR is deze niet aan te merken als een RvT/RvC in de zin van de WBTR.
• Wij hebben in onze vereniging verschillende groepen, commissies en andere entiteiten die NIET kwalificeren als Raad van Toezicht volgens de WBTR. Wij benoemen dit nadrukkelijk omdat deze dus geen verantwoordelijkheden hebben op het vlak van toezicht, zoals benoemd in de WBTR.
• De entiteiten die nadrukkelijk niet onder de WBTR vallen als het gaat om toezicht, zijn:
  • Commissies (zoals de kascommissie, lustrumcommissie)
  • Regiocoördinatoren
  • Afdelingen
  • Registers
  • Vrijwilligers

8.   Bindende voordracht van bestuurders

Wij hebben het volgende afgesproken inzake bindende voordracht:

• We hebben de bindende voordracht opgenomen in onze statuten, artikel
• Wij weten dat wij deze procedure van een bindende voordracht goed moeten regelen. Er is geen keuze of mogelijkheid de benoeming tegen te gaan, tenzij wordt gekozen voor een afzonderlijke stemming waarbij de verplichting door twee-derde van de leden ongedaan wordt gemaakt.

9.    Raadgevende stem

Wij hebben over de raadgevende stem het volgende afgesproken:

• Wij nodigen altijd alle bestuurders uit voor een Algemene
• Wij staan bestuurders toe om tijdens de Algemene Ledenvergadering een raadgevende stem/advies uit te brengen op voorgenomen besluiten zoals de WBTR dat

10.    Interne borging en statuten

• De huidige versie van het huishoudelijk reglement is beschikbaar via het afgeschermde deel voor leden op de website a-ford.nl
• De huidige versie van de statuten is beschikbaar via het afgeschermde deel voor leden op de website a-ford.nl
• Wij hebben afgesproken de statuten binnen de gestelde overgangstermijn van 5 jaar aan te vullen met de regeling omtrent belet en ontstentenis en tegenstrijdige belangen.